Seuturekry Oy

VALTAKUNNALLISTA HENKILÖSTÖPALVELUA

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 9.12.2016

 

1. Rekisterinpitäjä

Seuturekry Oy
Sibeliuksenkatu 1 A 8
13100 Hämeenlinna

Puh. (03) 621 3900

 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Toimitusjohtaja Jaana Jantola

Sibeliuksenkatu 1 A 8
13100 Hämeenlinna

Puh. (03) 621 3901
jaana.jantola@seuturekry.fi

 

3. Rekisterin nimi

Työnhaku- ja sijaisjärjestelmä NexStaff.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin käyttötarkoitus

Käyttötarkoitukset:

  • sijaisten välittäminen kunnallisille organisaatioille
  • työhakemusten vastaanottaminen kunnallisten organisaatioiden työpaikkoihin
  • yhteydenpito työnhakijoiden kanssa
  • yhteydenpito työntekijöiden kanssa
  • käytetään asiakkaan oman henkilöstön siirtämiseen ja koordinointiin

 

5. Rekisterin tietosisältö

Nimi, osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköposti, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, siviilisääty, ajokortti, onko auto käytettävissä, eläkkeellä/työssä/työtön/opiskelija, toiveet halutusta työstä, ammattiin liittyvät luvat, kieli- ja atk-taidot, harrastukset, työkokemustiedot, koulutustiedot, harjoittelutiedot, tiedot ajankohdista, jolloin henkilö on halukas työskentelemään, verotiedot, pankkiyhteystiedot, palvelussuhdetiedot, eläkepalvelussuhdetiedot, palkanmaksutiedot, tehtävänimiketiedot, palkkaa koskevat tiedot (peruspalkka ja palkan lisät), poissaoloja koskevat tiedot (kesto, syy, palkallisuus), lomapalkkavelat, kansalaisuus, lomaoikeus ja lomapalkka yms. laskemista varten oleva tieto, henkilöstön koulutuksiin osallistumistiedot.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään työhakemuksen ja haastattelun yhteydessä työnhakijalta tämän suostumuksella. Hakijan toimittaessa työhakemuksen kirjeitse, tallennetaan hänen tietonsa sähköiseen järjestelmään Seuturekryn toimesta.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietojen luovuttamisessa noudatetaan lakeja, asetuksia sekä viranomaisten antamia ohjeita.

Tietoja siirretään palkanlaskennan järjestelmään (Populus) sekä työaikajärjestelmä Titaniaan. Rekrytoitaessa henkilöitä suoraan kunnallisiin organisaatioihin, ovat tiettyyn työpaikkaan osoitetut hakemukset ao. työnantajan nähtävissä. Työnantajalle toimitetaan yhteenveto hakijoista.

Ei tietojen luovutuksia EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

  • A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
    Manuaalisesti toimitetut hakemukset viedään järjestelmään.
    Työnhakijan luovuttamien pätevyyttä osoittavien todistusten kopiot säilytetään lukitussa tilassa.
  • B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)

 

Järjestelmän käyttö edellyttää aina henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tietojen suojaus perustuu käyttäjäkohtaisiin oikeuksiin ja rajoituksiin. Lisäksi tietokannat ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat käyttöpalveluja tuottavan yrityksen Nextime Solutions Oy:n palvelimella lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määrätyt henkilöt, joille on annettu kullekin erikseen määritelty käyttöoikeus.

 

Seuturekry Oy

Sibeliuksenkatu 1 A 8, 2. krs
13100 Hämeenlinna